Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen dieser Webseite ist:

Primarschule Münchenstein

Ansprechperson für Datenschutzfragen:
E-Mail:

2. Geltende Rechtsgrundlagen

Da die Primarschule Münchenstein ein öffentliches Organ des Kantons Basel-Landschaft ist, untersteht die Bearbeitung von Personendaten primär dem Informations- und Datenschutzgesetz des Kantons Basel-Landschaft (IDG BL). Soweit ergänzend anwendbar, gilt das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) in seiner aktuellen Fassung.

3. Welche Daten wir bearbeiten

3.1 Bestandsdaten der Lehrpersonen

Beim Einrichten und Nutzen eines Lehrpersonen-Kontos bearbeiten wir:

• E-Mail-Adresse (Schul-Mail, Domain @schule-muenchenstein.ch)
• Vor- und Nachname
• Aktuelle Klasse (z. B. „4a") sowie historische Klassenzuordnungen
• Rolle und zugewiesenes Zugriffsprofil (z. B. Lehrperson, Sekretariat, Administrator:in)
• Freigeschaltete Bereiche und Zusatzrechte des Kontos (z. B. EduCloud, Infopoint, Support, Material-Ausleihe, Geräteverwaltung)
• Registrierungs- und Login-Zeitpunkt

3.2 Anmelde- und Sitzungsdaten

Für die Anmeldung per Einmal-Code und für die laufende Sitzung speichern wir:

• Per E-Mail versendete Einmal-Codes (ausschliesslich als Hash, mit kurzer Gültigkeit)
• Anzahl Fehlversuche zur Verhinderung von Missbrauch
• Session-Token (als Hash), IP-Adresse, Browser-Kennung (User-Agent)
• Erstellungs- und Ablaufzeitpunkt der Sitzung

3.3 Inhaltsdaten (Medien)

Lehrpersonen können Bild-, Audio-, Video- und PDF-Dateien hochladen, um diese Schüler:innen via QR-Code oder PIN zur Verfügung zu stellen. Hochgeladen werden ausschliesslich Materialien, die für den Unterricht bestimmt sind. Wir speichern dazu:

• Titel, Beschreibung, Fach, hinterlegte Klasse zum Zeitpunkt des Uploads
• Datei(en) inklusive Originaldateiname, Dateityp und Grösse
• Schutzart (öffentlicher Link oder PIN-Schutz)
• Optionales Ablaufdatum, maximale Aufrufanzahl, Aufrufzähler

3.4 Zugriffsdaten auf Medien

Wenn Schüler:innen oder andere Personen Medien per Link/PIN aufrufen, protokollieren wir:

• Zeitpunkt des Aufrufs
• die IP-Adresse ausschliesslich als nicht umkehrbarer Hash — die Adresse selbst wird nicht gespeichert. Der Hash erlaubt lediglich zu erkennen, ob zwei Aufrufe vom selben Anschluss stammen (Missbrauchserkennung), nicht aber, von welchem.

Diese Daten dienen ausschliesslich der technischen Funktion (Aufrufzähler, Sicherheit) und werden nicht zur Nachverfolgung einzelner Schüler:innen verwendet.

3.5 Klassenalbum (Fotoalbum für Erziehungsberechtigte)

Klassen können ein privates Fotoalbum führen, in dem die Lehrperson Bilder, Videos und kurze Beiträge aus dem Schulalltag mit den Erziehungsberechtigten der eigenen Klasse teilt. Ein Album ist nicht öffentlich und nur für freigeschaltete Personen sichtbar.

Von den Erziehungsberechtigten bearbeiten wir:

• E-Mail-Adresse und Name (bei der Registrierung selbst angegeben)
• Freigabestatus sowie Zeitpunkt und Lehrperson der Freischaltung
• Anmelde-Einmalcodes (nur als Hash, kurze Gültigkeit) und Sitzungsdaten
• Zeitpunkt der letzten Anmeldung
• ob eine Benachrichtigung bei neuen Beiträgen gewünscht ist
• stille Reaktionen auf einzelne Beiträge (z. B. „gesehen")

Inhalte im Album:

• Fotos und Videos aus dem Schulalltag, auf denen Kinder abgebildet sein können
• Begleittext, Datum und hochladende Person je Beitrag
• Entwürfe, die noch nicht veröffentlicht sind

3.6 Support-Tickets (Kopierer, ICT, weitere Bereiche)

Wenn du über die Plattform ein Support-Anliegen meldest (z. B. Toner leer, technisches Problem an einem Kopierer), wird ein Ticket angelegt. Dabei speichern wir:

• Bereich (Kopierer, ICT, …) und ausgewähltes Gerät / Schulhaus
• Titel, Beschreibung, fachspezifische Angaben (z. B. Toner-Farbe)
• Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse der meldenden Person, sofern angegeben oder aus dem Login bekannt
• Optional ein Foto (z. B. vom Display)
• Aktueller Status und Statushistorie (z. B. „Techniker aufgeboten", „Ersatzteil bestellt")
• Zeitpunkte der Erstellung, Statusänderungen und des Abschlusses

Anonyme Meldungen sind möglich (ohne Login und ohne Namen); in diesem Fall wird kein Bezug zu einer Person hergestellt. Wird eine E-Mail-Adresse angegeben, dient sie ausschliesslich der Statusbenachrichtigung zu diesem Ticket.

3.7 Nachrichten und Chat zu einem Ticket

Tickets können – sofern der Support es aktiviert – eine Chat-Funktion enthalten, in der Melder:in und Support direkt kommunizieren. Wir speichern:

• Nachrichtentext, Absender:in (Lehrperson oder anonyme Person über Quittungs-Link), Zeitpunkt
• Optional interne Notizen des Supports, die für die meldende Person nicht sichtbar sind und ausschliesslich der internen Bearbeitung dienen

3.8 Benachrichtigungs-Abonnenten

Personen können sich für ein bestehendes Ticket per E-Mail-Adresse als Abonnent eintragen, um über Statusänderungen informiert zu werden. Wir speichern dabei nur die E-Mail-Adresse, den zugehörigen Ticket-Bezug und den Zeitpunkt der Eintragung. Das Abo endet automatisch mit dem Abschluss des Tickets.

3.9 Protokolldaten (Audit-Log)

Sicherheitsrelevante Aktionen (Login, Logout, Upload, Löschvorgänge, Support-Status-Änderungen, Admin-Aktionen) werden in einem Audit-Log protokolliert. Diese Protokolle dienen ausschliesslich der kurzfristigen Nachvollziehbarkeit und der IT-Sicherheit — etwa um zu klären, wer eine Datei versehentlich gelöscht hat. Sie werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht und nicht zu anderen Zwecken ausgewertet.

3.10 Server-Logfiles

Beim Aufruf der Webseite werden durch den Hosting-Anbieter technische Daten in Server-Logfiles erfasst (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Browser-Typ, Betriebssystem). Diese Daten werden für maximal 30 Tage aufbewahrt und ausschliesslich zur Sicherstellung des störungsfreien Betriebs und zur Abwehr von Angriffen verwendet.

3.11 WM-Tippspiel (freiwilliges Tippspiel)

Im Rahmen eines freiwilligen, spielerischen Tippspiels zur Fussball-Weltmeisterschaft 2026 können Schülerinnen und Schüler sowie Lehrpersonen Spielergebnisse tippen. Dabei bearbeiten wir:

Bei teilnehmenden Kindern:

• Vorname (bewusst kein Nachname)
• Klassenbezeichnung (z. B. „4a")
• eine PIN zur Anmeldung auf der öffentlichen Tipp-Seite
• die abgegebenen Tipps (Ergebnisprognosen) sowie die erzielten Punkte

Bei teilnehmenden Lehrpersonen:

• die abgegebenen Tipps und die erzielten Punkte
• optional die selbst gewählte Klassenzugehörigkeit für die Klassenwertung

Ergänzende Hinweise:

• Von den Kindern werden bewusst nur Vornamen erfasst; ein Nachname oder weitere Personendaten werden nicht gespeichert.
• Die PIN ist ein einfacher Spiel-Code und kein sicherheitskritisches Passwort. Damit Kinder bei vergessener PIN weiterspielen können, kann die Klassenlehrperson die PIN einsehen und zurücksetzen.
• Der Zugang zur öffentlichen Tipp-Seite kann zusätzlich durch einen Link bzw. QR-Code geschützt werden.
• In den Ranglisten werden Vorname und Klasse angezeigt, damit die Teilnehmenden ihre Platzierung sehen.
• Die Teilnahme ist freiwillig und dient ausschliesslich dem spielerischen Wettbewerb rund um die Weltmeisterschaft.

3.12 Geräteverwaltung und Geräteausgabe

Die Schule verwaltet ihren Gerätepark (z. B. iPads, Notebooks, Zubehör) über EduOffice. Weil Geräte an konkrete Personen ausgegeben werden, entsteht dabei ein Personenbezug. Wir speichern:

• Gerätedaten (Bezeichnung, Inventar- und Seriennummer, Zustand, Standort)
• die aktuelle Zuteilung an eine Lehrperson, eine Klasse oder einen Raum
• bei personalisierten Geräten den Namen der Schülerin bzw. des Schülers
• die Zuteilungshistorie (wer hatte welches Gerät wann) inklusive Zubehör
• Reparatur- und Schadensmeldungen zu einem Gerät

Diese Angaben dienen ausschliesslich der Inventarführung und der Klärung, wer ein Gerät gerade nutzt. Sie werden nicht zur Auswertung des Nutzungsverhaltens verwendet.

3.13 Material- und Raumausleihe

Beim Ausleihen von Unterrichtsmaterial speichern wir die ausleihende Lehrperson, den ausgeliehenen Gegenstand sowie Ausleih-, Rückgabe- und Erinnerungszeitpunkte. Die Erinnerung erfolgt per E-Mail an die ausleihende Person.

3.14 Infopoint (Newsletter und Anleitungen)

Im Infopoint stellt die Schule Mitteilungen und Anleitungen bereit. Dabei bearbeiten wir:

• Autor:in, Erstellungs- und Änderungszeitpunkt eines Beitrags
• ob eine Lehrperson Benachrichtigungen zu neuen Beiträgen erhalten möchte
• eine Markierung, welche Beiträge eine Person bereits gesehen hat (für die „Neu"-Anzeige im Menü)

Benachrichtigungen an mehrere Empfänger:innen werden als Blindkopie (BCC) versendet, damit die Adressen untereinander nicht sichtbar sind.

3.15 Fundgrube

Fundgegenstände können mit einer kurzen Beschreibung, einem Foto des Gegenstands, dem Fundort und dem Erfassungsdatum eingetragen werden. Einträge laufen nach einer festgelegten Frist automatisch ab. Die Fotos zeigen den Gegenstand, nicht Personen.

4. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten die genannten Daten ausschliesslich, um:

• den Unterrichtsbetrieb durch ein digitales Medienangebot zu unterstützen,
• die Anmeldung und Authentifizierung der Lehrpersonen sicherzustellen,
• hochgeladene Inhalte verlässlich und geschützt bereitzustellen,
• missbräuchliche oder fehlerhafte Nutzungen zu erkennen und zu verhindern,
• Erziehungsberechtigte über ein geschütztes Klassenalbum am Schulalltag ihrer Klasse teilhaben zu lassen,
• den Gerätepark und das Ausleihmaterial der Schule zu verwalten,
• Mitteilungen und Anleitungen der Schule bereitzustellen,
• ein freiwilliges, spielerisches Tippspiel (WM-Tippspiel) für Klassen und Lehrpersonen anzubieten,
• EduOffice technisch zu betreiben, zu warten und weiterzuentwickeln.

5. Cookies und vergleichbare Technologien

EduOffice verwendet ausschliesslich technisch zwingend erforderliche Cookies:

• muenchenstein_session – speichert die aktuelle Anmeldesitzung.
• muenchenstein_auth – hält die Anmeldung über die Dauer einer Browser-Sitzung hinaus aufrecht (standardmässig bis zu 12 Stunden; mit der Option „Eingeloggt bleiben" bis zu 30 Tage). Es wird gelöscht, wenn du dich abmeldest oder die Sitzung abläuft.
• Für den Zugang der Erziehungsberechtigten zum Klassenalbum wird ein gleichwertiges Sitzungs-Cookie gesetzt.

Es werden keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Tools (z. B. Google Analytics) und keine Cookies von Drittanbietern eingesetzt.

6. Hosting

Die Webseite wird in der Schweiz gehostet bei:

cyon GmbH
Brunngässlein 12
4052 Basel
www.cyon.ch

Die Server stehen im Rechenzentrum der Industriellen Werke Basel (IWB) in Basel. Sämtliche Daten von EduOffice (Datenbank, hochgeladene Dateien) verbleiben damit ausschliesslich in der Schweiz – im konkreten Fall in einem energieeffizienten, an Schweizer Recht gebundenen Rechenzentrum in Basel. cyon ist als Auftragsbearbeiterin vertraglich zur Einhaltung des schweizerischen Datenschutzrechts verpflichtet.

7. E-Mail-Versand (Anmeldecodes)

Für die Anmeldung per Einmal-Code versenden wir E-Mails über den SMTP-Server des Hosting-Anbieters cyon (Server in der Schweiz). Es kommen keine externen Mail-Versand-Dienste (z. B. Mailgun, SendGrid) zum Einsatz.

8. Weitergabe von Daten und interne Zugriffe

8.1 Weitergabe an Dritte

Personendaten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Eine Bekanntgabe erfolgt nur:

• an die als Auftragsbearbeiterin tätige cyon GmbH (Hosting/E-Mail), soweit für den Betrieb erforderlich;
• wenn wir gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet sind;
• mit deiner ausdrücklichen Einwilligung.

8.2 Wer innerhalb der Schule Zugriff hat

Nicht alle Konten sehen dasselbe. Jedes Konto erhält ein Zugriffsprofil, das festlegt, welche Bereiche von EduOffice geöffnet sind und welche Zusatzrechte gelten. Ein Bereich, der nicht freigeschaltet ist, wird weder angezeigt noch lässt er sich aufrufen.

• Lehrpersonen sehen die für sie freigeschalteten Bereiche und bearbeiten darin ihre eigenen Inhalte, Klassen und Meldungen.
• Sekretariat und Verwaltung: Einzelne Konten können gezielt berechtigt werden, die Personenliste einzusehen, neue Konten zu erfassen oder Konten zu löschen, ohne dass sie damit Administrationsrechte erhalten. Sie sehen die Stammdaten der Lehrpersonen nach Ziffer 3.1, nicht aber die Plattform-Einstellungen.
• Administrator:innen haben Zugriff auf alle Konten und Einstellungen. Dieses Recht wird nur wenigen Personen erteilt.
• Weitere Zusatzrechte — etwa Infopoint-Redaktion, Geräteverwaltung, Material-Verwaltung oder die Spielleitung des Tippspiels — öffnen jeweils nur den zugehörigen Verwaltungsbereich.

Wer ein Zugriffsprofil ändert, Rechte erteilt oder entzieht, wird im Protokoll nach Ziffer 3.9 festgehalten.

9. Aufbewahrungsdauer

• Lehrpersonen-Konten: solange die Person an der Schule tätig ist; danach Löschung oder Anonymisierung.
• Hochgeladene Medien: bis sie von der Lehrperson selbst gelöscht werden oder das gesetzte Ablaufdatum erreicht ist.
• Anmeldecodes: max. 24 Stunden, dann automatisch gelöscht.
• Sitzungen: standardmässig bis zu 12 Stunden ab letzter Aktivität; mit der Option „Eingeloggt bleiben" bis zu 30 Tage, danach automatisch gelöscht.
• Klassenalbum – Beiträge und Fotos: bis die Lehrperson sie löscht, längstens bis zum Ende der Schulzeit der betreffenden Klasse an unserer Schule.
• Klassenalbum – Zugänge der Erziehungsberechtigten: bis zur Entfernung durch die Lehrperson, spätestens mit der Auflösung des Albums.
• Support-Tickets, Chat-Nachrichten und Statushistorie: 24 Monate ab Abschluss des Tickets. Danach werden Name, E-Mail-Adresse und Chat-Absender automatisch entfernt; das Ticket selbst bleibt ohne Personenbezug als Gerätehistorie erhalten. Interne Notizen werden zu diesem Zeitpunkt gelöscht.
• Benachrichtigungs-Abonnenten (E-Mail): automatische Löschung einen Tag nach Abschluss des betreffenden Tickets.
• Geräte-Zuteilungen: die Zuteilungshistorie bleibt, solange das Gerät im Inventar der Schule geführt wird; danach wird sie mit dem Gerät gelöscht.
• WM-Tippspiel (teilnehmende Kinder, Tipps, Ranglisten): vollständige Löschung nach Abschluss der Weltmeisterschaft. Entfernt werden die Vornamen und PINs der Kinder, sämtliche Tipps von Kindern und Lehrpersonen sowie die Klassen und Ranglisten. Erhalten bleibt nur der Spielplan mit den Fussballresultaten, der keinen Personenbezug hat. Die Klassenlehrperson kann einzelne Einträge zudem jederzeit selbst löschen.
• Audit-Log: 60 Tage, danach automatische Löschung.
• Server-Logfiles: max. 30 Tage.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um deine Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung via HTTPS (TLS)
• Anmeldung ausschliesslich per Einmal-Code an die Schul-E-Mail (kein Dauer-Passwort)
• Schutz der Sitzung durch sichere, „HttpOnly"-Cookies
• Begrenzte Fehlversuche und Rate-Limiting beim Anmelden
• Speicherung sensibler Werte (PIN-Hashes, Session-Tokens) nur als Hash
• Schutz der Datenbank und des Upload-Verzeichnisses vor externem Zugriff
• Zugriff auf das Klassenalbum nur für namentlich freigeschaltete Personen — kein offener Link
• Schutz vor Formularmissbrauch aus fremden Webseiten (CSRF-Token)
• Rollenbasierte Zugriffsbeschränkung: jedes Konto sieht ausschliesslich die für es freigeschalteten Bereiche (Ziffer 8.2)
• Ein täglicher Hintergrundlauf setzt die Fristen für Support-Tickets, Benachrichtigungs-Abonnenten und das Protokoll (Audit-Log) automatisch durch. Die übrigen unter Ziffer 9 genannten Fristen laufen beim jeweiligen Ereignis ab — etwa beim Ablauf einer Sitzung, beim Löschen eines Geräts oder durch die zuständige Lehrperson.

11. Deine Rechte

Im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen (IDG BL, DSG) hast du insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu deiner Person bearbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung oder Anonymisierung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Bearbeitung
• Datenherausgabe in einem gängigen elektronischen Format
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Wende dich dazu bitte an die unter Ziffer 1 genannte Ansprechperson.

12. Aufsichtsbehörde

Bei Fragen oder Beanstandungen zum Datenschutz kannst du dich an die zuständige kantonale Aufsichtsbehörde wenden:

Aufsichtsstelle Datenschutz Basel-Landschaft
Rathausstrasse 45
Postfach
4410 Liestal
Telefon 061 552 64 30
datenschutz@bl.ch
www.baselland.ch → Aufsichtsstelle Datenschutz

Da die Primarschule Münchenstein ein kantonales bzw. kommunales öffentliches Organ ist, ist ausschliesslich diese kantonale Aufsichtsstelle zuständig — nicht der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), der für Bundesorgane und private Unternehmen zuständig ist.

13. Hinweise zur Nutzung der über EduCloud bereitgestellten Inhalte

Die in EduCloud geteilten Inhalte (Bilder, Audio-Dateien, Videos, PDFs und weitere Medien) sind ausschliesslich für den schulischen und privaten Gebrauch der jeweils berechtigten Personen bestimmt – in der Regel die Schülerinnen und Schüler einer Klasse sowie deren Erziehungsberechtigte.

Die folgenden Punkte gelten ausdrücklich für alle in EduCloud zugänglich gemachten Inhalte:

• Eine Weitergabe der Inhalte an Drittpersonen, die nicht zum vorgesehenen Empfängerkreis gehören, ist nicht gestattet.
• Die Veröffentlichung auf sozialen Netzwerken (z. B. Instagram, TikTok, WhatsApp-Status, Facebook, X, YouTube, Snapchat usw.) ist nicht zulässig.
• Dasselbe gilt für die Links zu den Inhalten und die zugehörigen QR-Codes: Auch diese dürfen nicht öffentlich oder über soziale Netzwerke geteilt werden, da sonst Unberechtigte Zugriff auf die Inhalte erhalten könnten.
• Inhalte dürfen nicht öffentlich verbreitet, vervielfältigt oder kommerziell genutzt werden.
• Eine kurzfristige Weitergabe innerhalb der Familie oder im engen privaten Umfeld (z. B. an Geschwister oder Grosseltern) ist im Sinne des privaten Gebrauchs zulässig.

Die Lehrpersonen sind dafür verantwortlich, die Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigte über diese Regeln zu informieren. Bei Verstössen behält sich die Schule vor, einzelne Inhalte oder Zugänge zu sperren und gegebenenfalls weitere Massnahmen einzuleiten.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter eduoffice.ch/datenschutz.php abrufbar.

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